Как да напишем RFQ за LED осветление за събития

RFQ за LED осветление за събития трябва да описва работата, а не само име на продукта. Ясното описание помага на доставчиците да преценят рано кое е подходящо и предоставя на вашия екип оферти, които могат да бъдат сравнени. То също така предоставя на продуцента, лицето за контакт на мястото на провеждане на събитията и екипа по покупките един документ, с който да работят.

## Започнете с момента на събитието

Посочете вида на събитието, мястото, датите, зоните за публика и моментите, които се нуждаят от осветление. Входът, представянето на спонсора и финалната песен може да се нуждаят от различни ефекти. Добавете план на мястото, ако зоните за разпространение са важни. Маркирайте всяка зона, където персоналът трябва да раздава, събира или заменя предмети, защото това влияе на работния план.

## Опишете артикулите и количествата

Избройте категориите, които обмисляте, като например **LED гривни за китки**, **LED светещи пръчки** или **LED връзки за връзки**. Посочете работно количество, резервно количество и всички изисквания за художествено оформление или цвят. Ако заданието е отворено, уведомете го. Доставчиците могат да предложат опции, вместо да приемат завършена спецификация. Включете кой ще получи всеки артикул и кога. Входът на фестивала, масата на спонсора и седящата публика може да се нуждаят от различни планове за опаковане или разпространение.

## Обяснете очакванията за контрол

Опишете какво трябва да постигне операторът: една обща промяна на цвета, сигнали по зона на публиката или свързана с представлението последователност. Не посочвайте метод за контрол като изискване, освен ако вашият производствен екип не го е потвърдил. Попитайте какво е включено, какво изисква отделно оборудване и какво трябва да се тества на място. Дайте на доставчика съответния контакт за продукцията, така че контролните въпроси да не преминават през няколко души по време на натоварен процес на изграждане.

## Задаване на контролни точки за одобрение и доставка

Включете дати за одобрение на произведенията на изкуството, мостри, окончателно потвърждение на количеството и пристигане на мястото. Назовете лицето, което може да одобри промените. Това предотвратява офертата да изглежда завършена, докато ключовите решения все още се вземат. Ако дизайнът зависи от произведенията на спонсора, добавете необходимия файлов формат и крайния срок за окончателно одобрение. Водете отчет за всяка промяна, която засяга количеството, печата или последователността на представлението.

## Поискайте оферта, която можете да сравните

Заявете оферта ред по ред, предвиждания за срок на изпълнение, подробности за опаковане и изключения. Използвайте едно и също RFQ (заявка за оферта) за всеки доставчик, след което прегледайте отговорите с продуцента и екипа на мястото на провеждане на събитието. Помолете всеки доставчик да посочи каква информация е все още необходима, преди поръчката да може да продължи. Полезната оферта прави отворените въпроси видими, вместо да ги заравя в дълъг списък с продукти.